L’ACEF des Bois-Francs respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de chaque employé.e, administrateur.rice, membres et personne recourant à ses services.
La présente politique de confidentialité est composée des éléments suivants :
Toute personne qui travaille pour l’ACEF des Bois-Francs moyennant rémunération, incluant la coordination, ainsi que toutes personnes non rémunérées (administrateur.trice, bénévole, stagiaire).
Tout événement que l’ACEF des Bois-Francs gère ou organise.
Le formulaire mis à la disposition chaque employé.e et participant.e afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.
Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à l’ACEF des Bois-Francs en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.
Toute publication produite par l’ACEF des Bois-Francs ou à laquelle l’ACEF des Bois-Francs contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).
L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».
Tout renseignement fourni ou communiqué à l’ACEF des Bois-Francs sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un.e Participant.e ou un.e Employé.e et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un.e Participant.e ou un.e Participant.e potentiel.le, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :
Tout service que l’ACEF des Bois-Francs rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.
2.1 Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
2.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme Employ·é de l’ACEF des Bois-Francs ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu
3.1 Les Employé.es sont tenu.es de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de l’ACEF des Bois-Francs.Collecte et usage des renseignements confidentiels
3.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un.e Employé.e avec l’ACEF des Bois-Francs et survit à la fin de cette relation.
4.1 L’ACEF des Bois-Francs peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employé.e.s. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
4.2 L’ACEF des Bois-Francs peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participant.es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à l’ACEF des Bois-Francs de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.
4.3 L’ACEF des Bois-Francs peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
4.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
5.1 La coordination, étant considérée comme la personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Le conseil d’administration de l’ACEF des Bois-Francs peut déléguer cette responsabilité à une autre personne en la constatant par écrit. Sur le site web de l’ACEF des Bois-Francs, il doit être indiqué, sous le titre de la coordination, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.
La coordination ou la personne responsable s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.
5.2 Sous réserve de l’article 5.3, la coordination est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient l’ACEF des Bois-Francs. Les autres Employé.es sont autorisé.es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
5.3 Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé.es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
5.4 Lorsqu’un.e Employé.e ou un.e Participant.e constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la coordination ou la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé.e ou le ou la Participant.e doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la coordination ou la personne responsable.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
5.5 La coordination ou la personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé.es au Registre
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la coordination ou la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
5.6 Seule la coordonnatrice et l’équipe des consultant.e.s sont autorisés à accéder aux renseignements confidentiels que l’ACEF des Bois-Francs détient dans le cadre des services individuels et de groupe
6.1 Les Employé.es ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :
6.2 Lorsqu’un.e Employé.e peut également, à certains égards, être qualifié.e de Participant.e, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.
6.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de l’ACEF des Bois-Francs.
7.1 Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
7.2 Les dossiers concernant les Employé.es sont conservés par l’ACEF des Bois-Francs.
7.3 Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre à l’ACEF des Bois-Francs de le recontacter dans le futur.
8.1 Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
8.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
8.3 Tel que permis par la loi, l’ACEF des Bois-Francs peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employé.es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre l’ACEF des Bois-Francs ou ses Employé.es, par ou de la part d’un.e Participant.e, d’un.e Employé.e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un.e Participant.e ou d’un.e Employé.e.
9.1 Sous réserve de l’article 9.2, les Participant.e.s et Employé.e.s ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que l’ACEF des Bois-Francs a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
9.2 L’ACEF des Bois-Francs doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
9.3 Une demande d’un.e Participant.e ou d’un.e Employé.e en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
10.1 Un.e Employé.e manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
10.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec l’ACEF des Bois-Francs, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
11.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la personne assumant la coordination de l’ACEF des Bois-Francs, ou auprès du conseil d’administration de l’ACEF des Bois-Francs si la plainte concerne la personne assumant la coordination.
11.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de l’ACEF des Bois-Francs d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
La personne responsable des renseignements confidentielles est Louis Lacroix.
